Idées d'activités & planification

S’organiser
Si vous avez une idée d’activité de financement pour appuyer la Fondation des Sénateurs, assurez-vous de remplir notre formulaire de demande pour organiser une activité communautaire avant de mettre en branle votre activité. Nous demandons aussi aux organisateurs d’activités de lire et de signer notre document contenant nos lignes directrices pour organiser une activité communautaire. Ainsi, la Fondation des Sénateurs pourra s’impliquer et vous aidera à promouvoir votre activité.

Calendrier et objectifs
Une bonne planification est la clé du succès pour un événement. Assurez-vous de connaître votre public cible et de fixer une date et une heure convenables pour l'événement. Il est important de former un comité de planification qui puisse être en mesure de vous aider à établir une liste de priorités, incluant un objectif financier réaliste et mesurable. Votre comité organisateur pourra vous aider à effectuer davantage de remue-méninges, de partager les tâches et confier un rôle à chacune des personnes selon leur compétence et domaine d'intérêts afin de faire de votre événement un succès.

Budget
Une fois votre comité organisateur formé, vous pouvez établir un budget global en identifiant les sources potentielles de revenu et les dépenses. Il est conseillé de contrôler les coûts afin de faire un don plus important, ce qui procurera un sentiment de satisfaction pour tous.

Reçus officiels d’impôt
Pour les dons monétaires de 25 $ ou plus remis à la Fondation des Sénateurs, un reçu officiel aux fins de l’impôt sera émis par la Fondation des Sénateurs dans l'année civile où ils ont été reçus. La Fondation des Sénateurs peut émettre un reçu officiel aux fins d'impôt uniquement aux personnes ou aux organismes qui ont fait une contribution sans avoir reçu de produit ou de biens tangibles en retour. Les commandites d’événement ou l’achat de billets de tirage, les billets d’admission pour une activité, les droits d’entrée ainsi que les articles d’encan silencieux ou en direct ne sont PAS admissibles à un reçu officiel aux fins de l’impôt. Les dispositions relatives à l’émission de reçus d’impôt pour votre activité doivent être approuvées avant la tenue de l’événement.

Promotion
La promotion d'un événement spécial est très importante. Il est essentiel d'utiliser l'information et le logo de FSO de façon approprié. L'utilisation de tout matériel promotionnel doit recevoir l'approbation de la FSO avant utilisation (au moins trois semaines avant la tenue de l'événement.) Le plus tôt que vous procédez à la création et à l'organisation du matériel promotionnel permettra à la FSO de vous aider à obtenir la meilleure couverture médiatique possible pour votre événement En procédant tôt à la conception du matériel de promotion, la Fondation des Sénateurs pourra vous aider à promouvoir votre activité par le biais de son site Web et des médias.

Remercier tous les participants
L'un des aspects les plus importants pour tout événement spécial, c'est la participation et le dévouement des bénévoles et des supporters, ainsi que leur aide et expertise. Assurez-vous de remercier toutes les personnes qui ont participé à votre événement spécial par le biais d'une lettre de remerciement. Elles seront toutes reconnaissantes et elles seront emballées de connaître le montant amassé pour la FSO. Ils seront impressionnés de savoir l’ampleur du montant recueilli pour la Fondation des Sénateurs et fiers d’être mentionné à titre de collaborateurs de l’activité.

Annoncez votre réussite
Faites-nous parvenir les détails et les photos de votre activité réussie pour publication sur notre site Web. Indiquez-nous le montant amassé, les personnes qui ont participé ainsi que des faits marquants.

Soumettre les recettes
Toutes les recettes que vous prévoyez remettre à la Fondation des Sénateurs doivent être reçues dans les soixante jours suivant l’événement.

Ressources supplémentaires
Afin de faciliter l’organisation de votre activité, la Fondation des Sénateurs met à votre disposition les ressources suivantes :